新疆从数字化角度看认证机构审核档案的资源挖掘

审核档案是认证机构记载申请认证组织从项目受理、合同评审、审核策划、现场审核实施、认证决定、颁发认证证书到证后监督、再认证等各阶段审核完成后所形成的真实、完整、具有可追溯性的档案原始材料，具有很强的凭证作用。

目前，认证机构是利用认证管理系统进行所属认证项目的区块式管理，认证管理系统分为自主研发系统和外购系统两种。不管是自主研发系统还是外购系统，认证审核档案的收集都是按照认证流程进行区块式的归集融合，从而构成审核档案。从数字化角度看，审核档案资源的挖掘就是对审核档案信息进行多视角挖掘和信息提取的过程，从而形成可视化的审核档案编研成果。

在数字化驱动背景下的审核档案资源挖掘内容主要包括：以数字化手段为抓手收集并保存各种类型的审核档案，以保持一个认证周期内同一个获证组织审核档案的齐全性、完整性；对以电子版提交的审核档案进行档案资源的深层次分析、开发以及有用信息的提取。

基于认证机构审核档案资源挖掘的必要性，笔者认为可从以下几个方面进行扩展和延伸。

一、认证机构审核档案资源的挖掘方法

（一）以审核项目为驱动促进审核档案资源挖掘落地

数字化的兴起为审核档案资源数字化提供了新的机遇与挑战，可以通过认证审核项目按照认证流程推进的方式，对相应区块进行审核档案资源的开发，组建数字化开发团队；以审核项目为导向，对相应领域进行融合管理的思维，分模块、分阶段推进对审核档案资源的挖掘并优化挖掘成果，同时以展览形式进行周期性呈现，让机构所属审核人员从中获益，建立“跟着审核档案去审核现场”的思维模式，对审核档案资源进行著录；动员审核员的力量，对审核档案进行收集和挖掘，共同为促进审核档案资源挖掘落到实处而努力。

（二）以认证领域、专业小类为契机是挖掘探索审核档案的重要依据

审核档案是认证机构对每一个获证组织从项目受理、合同评审、审核策划、现场审核实施、认证决定、颁发认证证书等环节进行集合汇总而形成的核心材料。可以说，每一组次的审核材料都是一个生动的审核案例，认证机构宜在以“认证领域为主、专业小类为辅”的大原则下，对机构的项目进行汇总，并按产品/服务范围、组别与专业代码的形式进行分析成果汇总，如产品/服务特点、产品/服务活动流程、关键控制点、审核要点及审核方法、法律法规与适用的相关标准等，以及各领域审核作业指导书汇总，将其形成机构中的核心编研材料，也可为机构的审核做好前期专业培训并为后续的现场审核奠定坚实基础。

（三）建立审核档案数据源是审核档案资源挖掘的重要基础

档案数据源是数据化的档案信息资源，是对审核项目中具有一定参考价值的数据进行收集、整理、汇总、分析和提取，以数据形式记录和保存，从而转化为档案数据源。也就是说，认证机构要以数据源为主线分阶段、分区块进行有用信息的提炼和加工，从而建立一个强大的档案数据库，在这个数据集合库中，审核员可根据自己的要求，以数据检索方式进行所需信息的提取。这个档案数据库能提供全面精确查找或者模糊查找，为审核员查找到所需要的有用信息，充分发挥档案数据源的利用价值。

二、认证机构审核档案资源挖掘的条件

（一）类别多元化是审核档案资源挖掘的前提条件

认证机构可以结合本机构批准书的业务范围进行审核档案划分，通常情况下是以管理体系类、产品类和服务类的认证组织为基础进行扩展，例如：管理体系类分为质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系、食品安全管理体系、信息安全管理体系、信息技术服务管理体系等；产品类分为自愿性产品认证、有机产品认证、绿色产品认证、强制性产品认证等；服务类分为商品售后服务认证等。也就是说，认证机构可根据业务开展情况，在以大类为原则的基础上进行下设具体体系的分类，然后根据各体系批准的专业特点进行筛选，提取重要审核专业知识和案例，作为内部审核经验的分享和交流，或是以机构审核员平台进行分享和发布，通过这种不间断地推送机构内各体系、各专业的审核技能可提升认证机构的审核档案质量。

（二）内容多样化是审核档案资源挖掘的重要保障

对审核档案的挖掘既有对以往纸质审核档案的梳理和扫描，也有对现存电子版审核档案的深度开发，也就是说将具有保存价值的纸质/电子审核档案进行及时补救并以PDF形式进行归档，从中对某个时期认证机构开展的某一行业的，以某位前辈审核老师共同见证审核的具有特殊意义的审核档案进行挖掘，以图片展或者通过多媒体技术等手段对以往珍贵审核档案资源进行整合和展示，经过音频解说并以图文并茂的方式将可视化成果进行审核现场还原，同时也可在机构每年度的审核员培训大会或所属审核员端平台系统进行推送，将认证机构开展的具有典型意义的第一个体系/产品/服务的认证项目、专业代码、审核组成、见证项目、获批时间等都能够体现得淋漓尽致，或者是将机构的审核发展史、见证发展史以解说的形式呈现给所属认证机构的全体审核人员，以内容丰富的档案形式追溯还原并展现给所有审核人员，增强机构的集体荣誉感以及凝聚力和向心力。

三、编研成果转化是审核档案资源挖掘的终极目标

为加大对审核档案挖掘技术的推广和应用，以及强化档案资源成果转化，认证机构档案所属部门应加大对审核档案资源挖掘的技术应用。信息化时代催生了一些挖掘工具，特别是AI技术的引领，需要认证机构审核档案部门做出相应衔接，也就是说从最初的档案提供利用转变为对档案资源的积极开发利用，做到积极主动并学习相关数据挖掘提取技术。只有紧跟时代步伐，才能更进一步做好审核档案方面的深入研究和开发利用。认证机构要深耕档案资源项目成果转化，将其实实在在地为审核所用，为机构传承审核文化知识，实现挖掘技术的大力应用，形成审核档案的编研成果，最终发挥审核档案资源应有的价值。

结语

认证机构对审核档案资源的深度挖掘可传承审核经验、积累并丰富审核案例、提供审核指南和参考，同时更是赓续认证机构长期稳定向纵深发展的重要前提和保障。

目前，有些认证机构对审核档案的挖掘不够深入，在数字技术驱动下，如何提升认证机构挖掘审核档案资源的业务能力，提高审核档案的开发利用率，以及向机构审核员灌输专业审核知识、特别是以案例分享或者以展览展示的形式向所属审核员进行宣贯，是认证机构在审核档案管理中应思考的重要课题。

随着国家数字化战略的推进以及全面深化“双随机、一公开”监管力度的加大，认证机构更应积极推进档案资源数字化建设，在推行档案资源数字化的同时进行挖掘和提取。认证机构可本着“一份好的审核案卷可以还原审核现场”的理念，以数字化为导向成立档案数字化项目组，融合各领域档案资源，结合需求进行档案资源数字化的加工，形成档案资源的可视化成果。

在数字化的驱动下，笔者希望本文能为认证机构的审核档案资源挖掘工作提供有益参考，也为认证机构的高质量发展积能蓄力。

来源：《中国认证认可》杂志  2024年第12期